一、为了贯彻落实《华中师范大学加强科研经费管理的实施办法》，建立健全符合我院科研特点的科研经费管理体制和运行机制，规范我院科研经费管理，提高资金使用效益，促进我院科研事业持续健康发展，特制订本办法。
二、学院（所、中心）对本单位科研经费的使用承担监管责任。配合学校科研管理工作，联系科研项目负责人，完成好项目经费的预算、经费卡建立、项目执行等工作，并督促项目进度。
三、本院设有负责分管科研工作的副院长及科研秘书岗位，协助学校做好科研经费使用和管理相关规定的宣传、通知、培训工作。科研项目负责人对其承担的科研项目负具体责任，应根据项目及合同要求，按时保质的完成该项科研项目，并保证科研经费按照预算执行并规范使用。科研副院长作为单位负责人，对院科研项目管理起协助及监督作用，为院科研经费报销单位负责人；科研秘书为院科研管理的协助者，协助科研副院长完成相关科研管理工作，协助我院科研项目负责人做好经费的预算及执行工作。
申请人和研究团队须符合各类科研项目规定的申报条件及原则，完成项目申报。对已经申报立项的科研项目请按照社科处的相关规定完成好项目申请书、经费预算书、合同（协议）等编制和签订工作，后将以上材料交给科研秘书一份存档。
（一）我院教职工签订横向科研项目合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》、《华中师范大学合同管理暂行办法》等法律法规及相关规定，洽谈合同前要全面了解合作各方是否具备履行合同的条件和能力，协商合同时，要明确合同内容和条款，确立双方的权利和义务，合同多方认可并经过相关程序后签订，合同签订时一律以“华中师范大学”的名义，并加盖“华中师范大学合同专用章”。
（二）合同内容和条款一般包括以下内容：
1．项目名称；
2．项目内容、范围和要求；
3．履行合同的计划、进度、期限和方式；
4．技术情报和资料的保密；
5．科学合理编制项目预算；
6．研究经费、报酬及其支付方式；
7．知识产权的归属和收益分成办法；
8．风险责任的承担、违约金的计算和支付方式；
9．预期成果的形式；
10．验收标准和方法；
11. 解决争议的办法；
12. 项目组成员名单。
(三)横向科研项目合同的签订程序为：
1．项目负责人从学校科研部获取相应的横向科研项目合同书范本，将与合作方沟通协商的内容（包括上述11项）融入合同书中。经各方认可的合同书，如涉及法律关系繁杂或者经费额度超过100万元，请学校法律顾问签署意见，并按签署意见作必要的修改。
2．修改后的合同书经所在单位审查，填写《华中师范大学合同审批表》报科研部，科研部按照《华中师范大学合同管理暂行办法》的有关流程办理签字手续，再由学校办签字盖章（也可由对方先行签字盖章）。
3．合同书各方签字盖章后报送所在单位和科研部存档备案。
严肃各类项目计划任务的调整，纵向项目合同（任务书）一经批复应认真履行，任务目标原则上不予调整，确需调整并符合国家规定调整范围的，应依据相关管理要求履行有关程序。
（一）项目变更。凡有以下情形之一者，须由项目负责人提出书面请示，经科研部报相关业务主管部门审核批准，方可变更：
1.变更项目主要研究人员；
2.改变项目名称或者研究目标；
3.改变成果形式；
4.对研究内容作重大调整；
5.项目完成时间延期；
6.变更项目合作单位；
7.变更项目管理单位；
8.因故中止或撤销项目。
项目负责人未经上报审批备案，擅自进行上述变更的项目，将不予结题，对任务调整不当而造成的不良后果，项目负责人承担相应的责任。
（二）项目撤销。凡有下列情况之一者，将作撤项处理：
1.研究成果有严重政治问题；
2.剽窃他人成果，弄虚作假；
3.学术质量低劣；
4.与批准的项目名称和研究内容严重不符；
5.获准延期，但到期仍不能完成；
6.未按要求参加与所承担项目有关的科研管理活动，如项目年度检查、中期评估以及项目培训等。
（一）横向科研项目实行“统一领导、分级管理、责任到人”的管理体制。项目负责人承担履行合同的直接责任，负责组织横向科研项目的实施；所在单位负责项目的论证把关，为项目实施提供必要的条件并进行监管。
（二）横向科研项目实行项目负责人负责制。为了保证项目的顺利进行，项目负责人应根据项目进展及时调整项目进度，应确定相对稳定的研究课题组，项目组人员名单与合同一并备案。
项目负责人原则上为合同签订人，项目组要另外指定项目负责人，需由项目组出具项目负责人指定说明，并由项目组成员亲笔签字、项目承担单位负责人签字盖章后报科研部备案，学院留存。
项目组成员发生变动时，由负责人在项目结项前3个月写出书面申请，经所在单位负责人同意并签署意见后，交科研部备案，学院留存。因特殊原因需要变更负责人的，应在项目结项前6个月，由项目组提出书面申请，原负责人及其所在单位负责人签字同意，经科研部批准后与合作各方协商，确定新的项目负责人，同时办理有关手续，并报科研部存档备案，学院留存。
（三）项目负责人应在项目实施中期向所在单位和科研部书面报送项目进展报告。项目执行过程中，因技术上无法克服的困难或不可抗力等因素造成不能继续履行合同，应及时与对方联系，并以书面形式对原合同进行变更或解除。合同变更或解除应在一周内报科研部备案，学院留存。
项目执行过程中，我方或对方因特殊原因不能按约履行合同时，合同各方应及时协商，修改、补充已签合同的有关条款。对修改和补充合同的相关资料，由项目负责人整理并经所在单位负责人签署意见报科研部归档、备案，学院留存。
因项目执行产生的争议且协商不成，需提起诉讼或申请仲裁的，或者因科技合同争议而被对方当事人起诉或提请仲裁的，应及时向科研部汇报，必要时咨询学校法律顾问，根据有关法律法规及合同规定研究应对措施。
（一）各类科研项目经费由学校财务统一管理，严格按照国家有关规定、办法要求以及合同（任务书）和预算批复，合理使用科研项目经费。认真做好转拨和外协经费的审核，严格按照相关规定加强对劳务费、间接费用和结存结余经费等的管理，规范预算调整程序，完善科研项目经费支出、报销审核监督制度。
（二）项目负责人是科研经费使用的经济责任人，负责编制科研项目经费预算和决算，负责科研项目的具体实施，并对科研项目执行过程中所发生经济行为的真实性、合法性、有效性及合理性承担经济与法律责任。项目负责人应严格按照项目经费预算或合同约定的用途、范围和开支标准使用经费，合理控制各项支出，提高科研经费使用效益。
（三）项目预算原则上不予调整，确需调整的，须履行相关程序。涉及一般预算调整事项，由项目负责人根据科研活动实际需要提出预算调整方案，由所在单位审核并报学校科研部审批后交财务处备案；涉及重大预算调整的，经科研部审批并报分管校领导批准后交财务处备案。
1.严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费
2.严禁编造虚假合同、编造虚假预算套取科研经费
3.严禁将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人
4.严禁购买与科研项目无关的设备、材料
5.严禁虚假经济业务、使用虚假票据套取科研经费
6.严禁在科研经费中报销个人家庭消费支出
7.严禁虚列、伪造名单，虚报冒领劳务费
8.严禁借科研协作之名，将科研经费挪作它用
9.严禁设立账外资金或“小金库”
1、新到科研项目经费，财务上账程序
（1）查询科研经费是否到账。在财务处报账大厅（236室）查询机上查询或者进入华中师范大学信息门户，选择左侧“财务信息”“经费查询”，确认学校是否已收到该项目经费，记下到款时间、凭单号、金额和付款单位。
（2）经办人携带科研项目批文（或合同、协议、计划任务书、项目委托书、立项通知书）等立项凭据原件、复印件各一份，携带项目经费预算表，前往科研部（社科类216室、科技类209室）办理“科研项目经费上账通知单”。
（3）经办人携带“科研项目经费上账通知单”和科研项目立项凭据、项目经费预算表、经费卡，前往财务处科研经费管理办公室（233室）办理科研项目经费上账手续。
（4）若需要发票或资金收款确认书，经办人持办理上账手续的记账凭证到报账大厅（236室）复核后，在报账大厅13号窗口，开具税务发票或资金收款确认书。
（5）经办人在233室领取《“一支笔”审批经费印鉴卡》盖单位公章，填写项目经费审批人姓名或印鉴，用于支出审批，并复印一份交由《“一支笔”审批经费印鉴卡》院科研秘书管理存档。
2、后续科研项目经费，财务入账程序
经查询后续科研经费到账后，经办人持科研项目管理部门开具的“科研项目经费通知单”，到财务处科研经费管理办公室（233室）做后续科研经费到账收入会计凭证，将科研经费续入到原来立项的科研项目经费卡中。若需要发票或资金收款确认书，到报账大厅（236室）13号窗口，开具税务发票或资金收款确认书。
3、科研经费报销
（1）严格按照科研项目批准的项目经费预算（或项目任务书、项目合同、立项通知书）来使用科研经费。
（2）科研报账人员粘贴好符合财务报账要求的各项原始凭证，经办人、项目负责人签字，并由所在学院分管科研领导签字并加盖单位公章后，持科研经费卡，到财务处报账大厅（236室）办理报销事宜。
4、科研项目结题及决算的办理
科研项目负责人登陆校园信息门户网（财务信息—经费查询）或财务处网页中的“综合查询系统”，查询或打印科研项目明细账，如实填报科研项目经费决算表，做到数字准确，账表相符，携“科研项目经费决算表”到财务处科研经费管理办公室（233室）进行决算审核后，再到财务处办公室（227室）加盖财务章。
1、对外来原始票据的要求
（1）内容齐全。报销凭证的内容必须具备：凭证名称，填制日期，填制凭证的单位名称或填制人姓名，接受凭证单位名称，经济业务内容（或商品名称）、数量、单价和金额（批量购买且品种很多的，须在发票后附上盖有供货单位印章的购物清单），大小写金额一致，经办人员的签名等。
（2）印章规范。外单位开具的发票或收据上必须套印税务或财政部门的监制章，并加盖出票单位的专用印章（包括财务专用章或发票专用章、收款专用章等符合规定的印章），盖出票单位行政公章的发票不予报销。
（3）支付给个人的劳务酬金需填制酬金发放表或由收款人出具的收条，从集贸市场或农村购买农副产品等不能取得正式发票的，由出售人出具收条，并注明出售地址及联系电话。
（4）真实合法。报销人所持的报销凭证必须真实、合法，并且在有效期内。
财会人员对不真实、不合法的原始凭证不予报销，对内容不完整的报销凭证予以退回或要求报销人更正、补充(商品数量单价内容不全的可附上所购商品清单，由验收人签字，并加盖单位公章，其它内容不全的需到供货单位补齐)。连号发票无效。
（5)遗失原始凭证的处理办法
原始凭证遗失后，须到出票单位复印存根或记账联，并加盖出票单位专用印章（包括财务专用章或发票专用章、收款专用章等符合规定的印章），由当事人写明情况，学院分管科研领导签字，财务部门负责人批准后方可代作报销凭证。确实无法取得复印件的，由当事人书面说明情况，证明人、学院分管科研领导签字，财务处审核批准后方可代作报销凭证。
2、对自制原始凭证的要求
（1）自制原始凭证是指学校规定可以自制使用的借款单、各种酬金发放表等。
（2）自制原始凭证的填写内容要规范，不得涂改数字，经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、单位公章等必须完整。
3、科研项目在经济业务发生后必须及时报销相关票据，报销的票据必须在项目执行期限内发生的经济事项。
4、报销票据的要求
（1）外单位给我校开具的发票必须是合法票据（有财政或税务监制章），“顾客名称及地址”栏必须是“华中师范大学”，不能加写具体学院或部处的名称，也不能用简写代替。报销的票据须盖有出票单位的财务专用章或发票专用章。仅盖有单位公章的票据无效，不予报销。
（2）发票的日期必须在经济事项发生的合理期限内。原则上各单位应在经济事项发生后一个月内报销相关票据。当年发票应当年报销，如有特殊情况最多延长至次年的3月31日之前。过期发票一律视为无效发票，不再予以报销。
（3）发票的内容必须根据实际发生的经济事项填开。发票内容如为“办公用品、文具、工具”等必须提供开票单位出具的加盖公章的明细表或购物清单作为附件；发票内容为“礼品”的报销时须在发票背面注明或单独附有用途说明。
（4）发票票面大小写金额必须一致，发票所填写内容不得涂改，如有差错，须重开发票。
（5）严格控制出租车费用支出，市内乘坐出租车的费用应真实、合理；出差给予交通费补助外原则上不得报销出租车费。
5、不能报销的票据
（1）假发票、非财政部门监制的收据。
（2）不规范的发票或收据：主要指没有税务或财政部门监制章以及开具票据没有单位财务专用章（或票据专用章、发票专用章、结算专用章），以及非正规发票和收据。
（3）已经被禁止使用的发票或者收据。
（4）用于个人娱乐、消费的发票或者收据。
（5）过期票据。
（6）其他不能报销的票据。
6、报销时应“一事一报”。
将一笔经济业务的相关发票、收据、单证等按内容分类粘贴在粘贴单上，不要将不同经济业务的有关发票、收据、单证混合填写在同一张报销单上。票据粘贴在财务处专门印制的“经费报销原始凭证粘贴单”上，须以平铺的形式粘贴，有利于装订、保存和使用会计凭证，以确保会计档案和信息的完整。
设备费：是指在项目实施过程中发生的仪器、设备、样品、样机购置、试制费用及租用费等。
▲设备费报销须提交的材料：
1.需预付设备购置款项办理借款的，需提供填写完整的、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字，所在单位公章的“华中师范大学经费借款单”、设备购买合同、供货方名称、银行账号、开户银行等资料；
2.需直接支付设备购置款项时，需提供填写完整的、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费报销单”，将购置设备的发票通过国有资产管理办公室验收，还需提供设备购买合同、供货方名称、银行账号、开户银行等资料。
▲设备费使用注意事项：
1.购置仪器设备达到招标限额的，须按照《华中师范大学招标管理办法（试行）》，认真履行招标程序和固定资产验收等手续。
2.国家科技计划项目专项经费批复预算包含单价5万元以上的购置或试制设备明细，应按批复预算执行，设备费（包括设备换型、取消或增加、购置与试制调整等），一般不予调增，如需调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行。
3.除预算批复明确列支外，国家科技计划项目专项经费不得购买常规通用设备和办公设备，原则上不得购置基建和生产设备。
4.外购软件与购置设备配合成套，为设备专用控制软件的，可随设备在设备费中列支。外购工具软件应在出版/文献/信息传播/知识产权事物费中列支。
5.与专用设备同时购置并与之配套的备品备件，应纳入设备费列支；单独购置的相关备品备件，应纳入材料费列支。
6.试制设备发生的材料费、加工费、劳务费等的列支渠道，科研项目研发目标为产品的，分别列入各科目；研发目标为过程产品，列入设备费。
7.不得在国家科技计划项目结题前突击采购设备。
8.凡是单价在1000元以上，使用年限一年以上的物品，均按设备费报销程序办理。
材料费：是指在科研项目实施过程中需要消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品、元器件、试剂、实验动物、部件、外购件、包装物的原价、运输、装卸、整理等费用。
▲材料费报销需提交的材料：
1.一次性购买总价在1万元及以上的材料，需提交签订购货合同，经科研部审核后加盖学校合同专用章。
2.需预付材料费办理借款的，需提供填写完整的、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费借款单”、总价1万元及以上的材料购买合同、供货方名称、银行账号、开户银行等资料；
3.需直接支付材料费款项时，需提供填写完整的、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费报销单”，购买低值易耗品和材料应先办理验收手续或由验收人签收，报销时须提供验收单或验收人签字。还需提供材料费发票（总价1万元及以上的购买合同）、供货方名称、银行账号、开户银行等资料。
▲材料费使用注意事项：
1.国家科技计划项目专项经费的材料采购应按批复预算执行，如需调增或调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行；
2.国家科技计划项目专项经费不得列支大量日常办公耗材。
3.材料清单表样如下：材料清单（表样）
材料名称
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计量单位
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数量
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单价
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金额
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经办人签字：验收人签字：负责人签字：
4.科研项目课题组应建立材料采购和领用登记制度，有关资料应当保存完整，与科研项目归档保存，待科研项目验收结题时相关部门备查。
差旅费：是指在科研项目实施过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠（国内）差旅费、市内交通费用等。
报销长途差旅费须填写“华中师范大学长途差旅费报销单”，报销市内交通费须填写“华中师范大学市内交通费报销单”，注明每次出差的时间、地点和事由，由经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字，并将有关单据附后，外出开会的需附会议通知。长途和市内差旅费报销标准按照《华中师范大学差旅费管理办法》执行。由学校或单位统一组织的会议、科研调研、学生参与科研活动等，财务处按实际出差天数和《华中师范大学差旅费管理办法》规定标准计算，未超标的按实报销，超过标准部分自理。
会议费：是指在科研项目实施过程中为组织开展学术研讨、专家咨询以及协调课题等活动而发生的相关费用。
▲会议费报销需提交的材料：
1.填写完整、有经办人和项目经费负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的报销单；
2.与会议开支报销单对应的所有有效票据；
3.报销单后还应附上会议通知。由我校主办的会议，须附上会议通知和参会人员签到表。
▲会议费报销注意事项
1.国家科技计划项目专项经费的会议费应按批复预算执行，一般不予调增，如需调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行。
2.会议费开支范围与标准，参照《中央和国家机关会议费管理办法》（财行【2013】286号）规定执行。会议费中不能包含招待费和旅游费等不合理开支。
3.必须是组织会议发生的费用才作为会议费支出，参加会议发生的费用属于差旅费支出。
4.会议中支付的专家咨询费应单独作为专家咨询费申报，不能计入会议费支出。
国际合作与交流费：是指在项目实施过程中项目组人员的出国费用及境外专家来华工作的费用。
▲出国经费报销需提交材料：
1.出国人员凭对方的邀请函和外事部门的批文到财务处办理借款和报销，借款的数额按《临时出国人员费用开支标准和管理办法》规定的标准核定，回国后凭报销凭证按文件报销。长期出国人员根据具体情况和有关财务规定据实报销。
2.出国人员出国费用报销开支明细表，与之对应所有有效票据，国外票据必须以中文注明开支内容及金额。
3.出国人员活动一般不得参加旅行社组团，特殊情况需参加的，报销时需持外事部门的批文、出国人员与旅行社签订的合同，财务处按实际出差天数和《临时出国人员费用开支标准和管理办法》规定标准计算，未超标的按实报销，超过标准部分自理。
▲外国专家来华费用报销需提交的资料：
1.邀请函；
2.科研项目经费预算表；
3.填写完整的外国专家来华费用报销开支明细表，并有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字，加盖所在单位公章；
4.填写完整的外国专家报销开支明细表，附上与之对应所有有效票据，国外票据必须以中文注明开支内容及金额。
▲国际合作与交流费开支注意事项：
1.国家科技计划项目专项经费的会议费应按批复预算执行，一般不予调整，如需调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行。
2.出国人员费用标准按照《临时出国人员费用开支标准和管理办法》（财行[2001]73号）。
3.出国人员必须是课题组成员，不得有非课题组成员，出国任务须与科研项目研究有关。
4.外国专家来华工作开支标准应按照《关于短期邀请的国外专家生活待遇的规定》的相关规定执行。
出版、文献、信息传播、知识产权事物费：是指在项目实施过程中需要支付的出版费、资料费、专业软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请以及其他知识产权事务等费用。
▲出版费用（包括论文版面费、专著出版费）报销时需提供的材料：
1.填写完整、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费报销单”，用途要写明论文或专著名称，作者、刊登的杂志；
2.发票（经办人和项目负责人签字）；
3.论文录用通知，如是出版专著，还需提交出版合同，合同须经科研部审核并学校加盖公章。
▲文献（包括书籍或杂志购置费、资料印刷费、文献检索费）报销时需提供的材料：
1.填写完整、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费报销单”；
2.发票（经办人和项目负责人签字）；
3.书籍或杂志清单、或印刷费资料内容、或检索文献清单；
4.如为资料印刷费，总价在1万元及以上的还需提交合同，合同须经科研部审核并加盖学校公章，合同内容包括资料印刷内容、分数或张数，单价、总价、质量要求、交货要求、付款条件等。
▲信息传播费用（包括专业通信费）、知识产权事物费（包括专利申请费等）报销时需提供的材料：
填写完整、有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位公章的“华中师范大学经费报销单”、发票、专利申请受理单。
▲专业软件购买费报销时需提供的材料：与设备费报销要求一致。
▲出版、文献、信息传播、知识产权事物费使用注意事项：
1.国家科技计划项目专项经费的出版、文献、信息传播、知识产权事物费，应按批复预算执行，如需调增或调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行。
2.原则上不得用国家科技计划项目专项经费购买通用性操作系统、办公软件等，不得在专项经费列支日常手机通讯费。
劳务费：是指用于项目参加人员的劳务费支出，按照相关文件规定,应为参加项目研究校外人员和学生。
▲劳务费报销需提交的材料：
1.按照要求填写劳务费发放名册，经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、加盖单位公章；
2.劳务费领款人的银行卡号。劳务费的发放一律采取划入本人银行卡方式发放，不得采取现金发放方式。
▲劳务费使用注意事项：
1.国家科技计划项目专项经费的劳务费，应按批复预算执行，一般不予调增，如需调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行；
2.劳务费开支范围应遵守有关规定。国家科技计划项目专项经费，课题组有工资性收入人员不得领取劳务费；委托方有规定的或有预算的，按规定或批复预算执行；如委托方没有开支规定的按学校科研经费管理办法执行；
3.劳务费应按月及时发放。
专家咨询费：是指在项目实施过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。
▲专家咨询费报销需提交材料：
1.按照要求填写专家咨询费发放表，经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、加盖单位公章；
2.专家咨询费发放表，表中所填信息包括：项目名称、咨询内容、咨询方式、专家姓名、单位、职务或职称、身份证号、咨询费标准、咨询天数、咨询费金额，签收人签字。
▲专家咨询费使用注意事项：
1.国家科技计划项目专项经费的专家咨询费，应按批复预算执行，一般不予调增，如需调减，由课题组和课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，填写预算调整申请表，报科研部和财务处审批后执行；
2.课题组成员、劳务人员、相关管理人员不得领取专家咨询费；
3.专家咨询费必须有专家本人签字，不得代签；
4.采取通讯方式咨询的专家咨询费,通过银行转账方式支付，由报账人员提供专家本人的银行卡号；
5.科研项目严格按照预算执行，不得超预算发放专家咨询费。
其他费用：是指在项目研究开发过程中发生的除上述费用之外的其他支出。
▲其他费用报销时提交的材料：
1.填写完整的有经办人和项目负责人签字、学院分管科研领导签字、所在单位加盖公章的“华中师范大学经费报销单”；
2.按要求粘贴发票；
3.科研项目要外拨经费，必须在项目任务书中有明确要求（明确外拨单位名称、外拨金额），必须有双方签署有效合同，经科研部审核并加盖学校合同专用章。
▲其他费用使用注意事项：
1.国家科技计划项目专项经费的其他费用应按批复预算执行。
2.国家科技计划项目专项经费不得报销招待费，如因举办会议而发生的餐费，在会议费中列支报销。
1.依据国家《现金管理暂行条例实施细则》的有关规定，除工资、奖金、津贴、劳务费、差旅费及1000元（不含1000元）以下日常零星开支可以经审核后，凭相关发票据实报销现金外，其他一律通过银行进行转账结算。严禁为逃避使用转账支票，将票面金额在1000元（含1000元）以上的经济业务拆分，而开具几张连号发票。一经发现，必须责成单位或个人换用转账支票支付，否则不予报销。
2.科研项目所借款应及时报账冲销，坚持一事一借，前款不清、后款不借，严禁“一借多用，多借多用，长期挂帐”，借款人必须是工资关系在我校的在职职工，以便催还借款。本科生及其他临时用工人员不得办理借款。借款款原则上应在3月内结算冲账，逾期不冲账者财务处将书面通知本人，无特殊情况将在校内工资或酬金中逐月扣回，直到还清借款为止（特殊情况是指因工程验收、出国等原因造成3个月以上冲账）。
3.为什么跨年度的票据不能报销？
根据《会计基础工作规范》（财会字[1996]19号）文件第三十九条规定，会计年度自公历1月1日起至12月31日止，当年的收支要当年入账，教职工取得的报销凭据（以报销凭据上的日期为准），原则上应在当年报销，当年第四季度取得的报销凭据，可延长至第二年3月31日。
4.固定资产采购（指使用年限在一年以上、单价在1000元以上的一般设备和单价在1500元以上的专用设备，以及单价虽未达到规定标准但使用年限在一年以上、应纳入固定资产管理的大批同类物品，如图书、家具等）须按学校招标管理办法招标采购，不足招标限额起点的小额固定资产由使用单位采购。报销费用前须到资产管理部门办理固定资产验收手续，报销时须提供采购合同、评标结果（达到招标限额标准的）和验收单等有关资料。
5.招标限额标准：按照《华中师范大学招标管理办法（试行）》办理，项目经费购置金额达到5万元及以上的仪器设备、图书教材、家具用具、各类物资、软件、数据、电子图书和各类服务等采购项目。
6.规范粘贴报销单据，原始凭证粘贴时，报销单据应当从左到右横排均匀、平铺粘贴，并与粘贴单的上、下、右边对齐，左边不得超过装订线。
科研部按照有关管理办法和项目合同（任务书）要求，提前通知并及时组织项目负责人做好中检、结题验收准备，认真审核验收材料，保证按期完成中检、结题验收工作。对纵向项目要防止同一科研成果在不同项目验收中重复使用，将结项证明或成果送科研秘书保存存档。
（一）合同期满，应按横向科研项目合同约定的办法进行验收。一般社科类10万元以下、科技类20万元以下的，项目负责人直接提交项目结题报告及委托方验收证明；社科类10万-30万、科技类20-50万元的，由所在单位组织验收，项目负责人提交项目结题报告及委托方验收证明；社科类30万以上、科技类50万元以上的，由科研部组织验收，项目负责人提交项目结题报告及委托方验收证明。项目负责人提交的项目结题报告应包括：成果内容、技术水平、应用前景、推广办法和知识产权保护措施等。项目负责人将结题报告、验收报告等有关资料报科研部备案，交一份学院留存，并到财务处办理经费结算手续，填写“横向科研项目结题登记表”后项目结项。
（二）无正当理由或未征得委托方、合作方同意，项目不得延期结题。到期未完成合同规定内容的项目负责人，须及时与委托方、合作方协商，提出合同延期或终止的处理意见，并订立补充合同后，提交科研部及学院与项目合同一并存档备案。
（三）横向科研项目研究取得的的知识产权归学校所有或依照科技合同的有关条款分割，按合同中有关知识产权的约定，对学校所属的知识产权权益进行登记或申请有关专利。具有重大理论或重大推广前景的横向科研项目，根据需要并与项目委托方协商后，项目负责人按有关规定提出科研成果鉴定申请，向上级主管部门申请鉴定，并推荐申报科技成果奖。
（四）横向科研项目的有关技术资料及验收证明、研究总结报告或技术报告（含有关图片）、鉴定证书、获奖证书、知识产权证书及资料、价值评估报告等，均应在科研部备份存档，并交由一份院系留存。
（一）规范间接费用的计提。
间接费用使用分段超额累退比例法计算并实行总额控制，按照不超过课题经费中直接费用扣除设备购置费后的一定比例核定，具体比例如下：
500万元及以下部分不超过20%；
超过500万元至1000万元的部分不超过13%；
超过1000万元的部分不超过10%。
间接费用中绩效支出不超过直接费用扣除设备购置费后的5%。
各项目申请人在申报时，应按规定比例足额编制间接费用预算，经费到账后学校按批复的预算全额计提间接费用。
（二）为适应科研活动规律的需要，落实科学化精细化管理要求，学校建立课题间接成本补偿机制，科学、合理、规范地使用间接费用。
1．纵向科研经费间接费用的使用。纵向科研经费按相关部门的规定计提和使用间接费用（包括学校和单位管理费）。学校管理费纳入校级财力统筹安排；单位管理费用于科研管理、资产占用费及单位奖励支出；国家规定的绩效支出部分由学校科研管理部门通过考核后发放，绩效支出不超过直接费用扣除设备购置费后的5%；间接费用扣除管理费和绩效支出的其余部分纳入单位财力统筹使用，也可全部用于支持课题组成员开展科研工作。具体计提比例如下：
（1）国家科技计划和公益性行业科研专项经费。间接费用使用分段超额累退比例法计算。学校管理费按间接费用的3.5%-9%计提，其中：相关职能部门管理费占2%。我院在国家规定范围内扣除学校计提比例后，计提基数为1.5%。
（2）国防科研项目。间接费用使用分段超额累退比例法计算。学校管理费按间接费用的4%-9%计提（含1%保密费用），其中：相关职能部门管理费占3%。我院在国家规定范围内扣除学校计提比例后，计提基数为1.5%
（3）其他纵向科研经费。间接费用使用分段超额累退比例法计算。学校管理费按间接费用的3.5%-9%计提，其中：相关职能部门管理费占2%。我院在国家规定范围内扣除学校计提比例后自主确定，计提基数为1.5%。项目主管部门另有规定的，按其规定和以学校、单位的顺序计提。
2．横向科研经费间接费的使用。横向科研经费可根据科研工作的实际情况按不超过经费总额的33%比例计提间接费用。学校管理费按间接费用计提基数不超过20%计提，纳入校级财力统筹安排，其中：相关职能部门管理费占3%；我院管理费计提比例为经费总额的8%，用于单位科研管理、资产占用费及单位奖励支出；绩效支出部分由学校科研管理部门通过考核后发放，绩效支出不超过直接费用扣除设备购置费后的5%；间接费用的其余部分纳入单位财力，由单位统筹使用，也可全部用于支持课题组成员开展科研工作。
科研间接费用（管理费、绩效支出）支出明细表
项 目
|
科研间接费用支出比例（%）
|
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学校管理及奖励经费
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相关职能部门管理费
|
学院管理及资产占用费
|
绩效奖励支出
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合计
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备 注
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纵向项目
|
纵向经费在500万元及以下部分不超过20%
|
7
|
2
|
1.5
|
5
|
15.5
|
|
纵向超过500万元至1000万元的部分不超过13%
|
3.5
|
2
|
1.5
|
5
|
12
|
||
纵向超过1000万元的部分不超过10%
|
1.5
|
2
|
1.5
|
5
|
10
|
||
国防项目
|
国防项目经费在500万元及以下部分不超过20%
|
6
|
3
|
1.5
|
5
|
15.5
|
含1%保密费用
|
国防项目超过500万元至1000万元的部分不超过13%
|
2.5
|
3
|
1.5
|
5
|
12
|
含1%保密费用
|
|
国防项目超过1000万元的部分不超过10%
|
1
|
3
|
1
|
5
|
10
|
含1%保密费用
|
|
横向项目
|
17
|
3
|
2
|
5
|
27
|
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（三）本着调动教师从事科研工作积极性的原则使用间接经费。
1、纵向科研经费间接费用的使用。单位管理费用与科研管理及资产占用费，单位可按管理费的50%发放绩效奖励；
2、出版物资助。每年对院里两名教师的出版物给予出版资助，资助经费不超过该教师向院系缴纳的科研经费计提的2倍。对于没有科研经费的教师出版著作给予0.5万元资助。
3、国际会议资助。每年对院里的教师给予国际会议的差旅支持。同一位教师三年内只有一次资助机会。总资助金额不超过当年单位计提收入（除去纵向课题发放的管理费50%的绩效奖励）的10%。资助标准为：教授为1000元/人；副教授3000元/人；讲师5000元/人。
4、科研建设。用于购买中外文期刊或数据库资料等。总金额不超过当年单位计提收入（除去纵向课题发放的管理费50%的绩效奖励）的10%。
5、科研奖励。具体标准参照《政治学研究院科研奖励实施办法》施行。
二、税费管理
严格按国家税法规定扣缴各项税费（税金及附加费）。课题经费在开具票据时，应按税法规定的税率从项目中缴交税费。支付给个人的奖酬金、加班费和劳务报酬应依法缴纳个人所得税；支付给本校在编教职工的科研奖酬金和加班费，按工资薪金所得缴纳个人所得税；支付给外聘人员的劳务报酬，按劳务所得缴纳个人所得费；支付给学生的助研津贴，凡超过个人所得税起征点的，应依法缴纳个人所得税。
三、结余管理
进一步加强项目结算管理。学校将加强结余经费的管理，各项目完成项目结题后，应在1个月内向科研管理部门提交项目结算材料，经科研管理部门审核批准后到财务部办理项目结算，国家另有规定的项目按国家规定执行。在项目结算后，结余经费按国家规定和立项单位要求处理，按规定留用部分，学校按项目负责人和纵向经费、横向经费分设一个项目进行核算，该经费作为项目负责人的科研预研费用。学校应及时对已结题项目进行清理，凡结题后不按时办理财务结算的，学校将结余经费收归学校，除需上缴立项单位的外，全部收归学校统筹使用。
本办法自发布2013年12月之日起实行。
